Центр эффективного обучения "ЭмМенеджмент"

Формат обучения: видео-лекции, консультация с преподавателем, изучение методических материалов, практические задания.

Программа обучения

1. Нормативно-правовая база
• Нормативно-правовая база делопроизводства. Регламентация работы службы. Зачем нужны регламенты и как оформлять? ГОСТ 7.0.97-2016 с 01.07.2018 (взамен ГОСТ Р 6.30-2003). Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов
• Источники информации по организации делопроизводства, необходимые в работе.

2. Виды и требования к управленческой документации
• Зона ответственности специалиста по документационному обеспечению. Для чего нужна и как определить?
• Требования к оформлению документов. Бланки документов. Схема движения документов.
• Назначение и подготовка документов различных систем документации:
– организационные документы;
– распорядительные документы как форма реализации управленческих решений (приказы, указания, распоряжения, протоколы);
– деловая переписка как средство обеспечения внешнего взаимодействия; культура делового письма; оформление деловых писем и их разновидности;
– документы внутренней переписки (служебные, докладные, объяснительные записки, заявки);
– особенности оформления и организации работы с договорной документацией и иные виды ОРД.
– Практика составления организационных документов.

3. Организация эффективного документооборота
• Способы и организация приема и отправки документов. Оптимальные маршруты движения документов в организации. Формы регистрации документов. Отличие регистрации от учета документов.
• Организация работы с документами внутренней переписки.
• Организация контроля исполнения документов и поручений.
• Управление рисками как способ их минимизации и повышения эффективности в работе с документами.
– Практика оформления журналов регистрации документов

4. Разработка локальных нормативных актов по документационному обеспечению управления
• Общая характеристика документов.
• Порядок разработки, утверждения и введения в действие.
• Виды, общая характеристика, назначение документов. Значение раздела «Термины и определения».
– Практика разработки локальных актов

5. Вопросы внедрения электронного документооборота в организации
• Критерии готовности предприятия к внедрению СЭД.
• Роль предпроектного обследования организации делопроизводства предприятия.
• Проблемы этапов внедрения системы электронного документооборота.
– Как выбрать СЭД. Примеры систем. Разбор систем электронного документооборота на примере программы Директум.

6. Основы кадрового делопроизводства
• Классификация кадровых документов. Виды кадровых документов: штатное расписание, заявление, приказ, трудовой договор, должностная инструкция и т.д.
• Поэтапные процедуры оформления приема и увольнения сотрудников. Типичные ошибки документирования процедур приема и увольнения.
• Документирование предоставления отпусков работникам. График отпусков.
• Трудовая книжка работника: учет, правила внесения записей. Обеспечение сохранности трудовых книжек.
• Личная карточка работника: – обязательность заполнения – внесение записей в периоды работы. Учет и хранение личных карточек.
– Практика заполнения кадровых документов

7. Систематизация документов и организация их хранения. Архив
• Основные признаки формирования дел.
• Требования к составлению номенклатуры дел, определение сроков хранения документов.
• Включение электронных документов в номенклатуру дел.
• Организация текущего хранения документов.
• Подготовка и обработка дел к передаче на архивное хранение.
– Практика разработки номенклатуры дел

8. Секретарь в структуре управления
• Роль секретаря-помощника руководителя, как участника процесса документационного обеспечения управления предприятием.
• Функции и должностные обязанности секретаря.
• Деловые и личностные характеристики современного секретаря.
• Имидж секретаря, соответствующий имиджу организации.
• Техническое оснащение и организация рабочего места в приемной.
• Рациональное планирование рабочего времени секретаря.
• Совершенствование взаимодействия руководителя и секретаря за счет участия в планировании, рациональном распределении рабочего времени руководителя и расстановки приоритетов.

9. Подготовка и проведение коллегиальных мероприятий и переговоров
• Организация переговоров и деловых приемов. Протокол деловых встреч и переговоров. Правила проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий.
• Технология общения с иностранными партнерами: программа пребывания иностранной делегации.
• Подготовка помещения для проведения переговоров, встреча в аэропорту, рассадка в автомобиле, размещение в гостинице.
• Порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя. Приказ о служебной командировке, служебное задание, командировочное удостоверение.
• Подготовка и порядок проведения коллегиальных мероприятий. Оперативные совещания. Документирование решений коллегиальных мероприятия.

10. Организация личных приемов руководителя
• Правила организации приема посетителей. Порядок записи на прием. Подготовка к приему и его проведение.
• Документирование результатов личного приема.
• Правила сервировки чайного стола.
• Стандарты и рекомендации по оборудованию офисных помещений. Основы эргономики офиса и флористики.

11. Деловое общение. Основы конфликтологии, стресс-менеджмента
• Конфликтология. Управление организационным конфликтом. Виды, причины, стадии развития конфликта. Стили поведения в конфликте. Этапы разрешения и способы урегулирования конфликта. Методы профилактики конфликтов.
• Стресс-менеджмент. Причины и симптомы стрессового напряжения. Способы сохранения и восстановления эмоционального равновесия и работоспособности. Антистресс-профилактика.
• Условия переговорного процесса. Стратегии ведения переговоров. Анализ эффективности основных стратегий ведения переговоров.
• Инструменты тайм-менеджмента
• Подготовка и планирование переговоров. Анализ факторов ситуации и поведения участников.
• Правила разработки сценария переговоров. Этапы переговорного процесса.
• Эмоциональная составляющая в переговорах.
• Конструктивное поведение. Противодействие неконструктивному поведению.

12. Проектная работа
• Разработка и совершенствование системы документооборота на предприятии