Курсы секретаря-личного помощника. Специалист по документационному и организационному обеспечению

Программа курса: 1. Нормативно-правовая база • Нормативно-правовая база делопроизводства. Регламентация работы службы. Зачем нужны регламенты и как оформлять?ГОСТ 7.0.97-2016 с 01.07.2018 (взамен ГОСТ Р 6.30-2003). Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов • Источники информации по организации делопроизводства, необходимые в работе. 2. Виды и требования к управленческой документации • Зона ответственности специалиста по документационному обеспечению. Для чего нужна и как определить?• Требования к оформлению документов. Бланки документов. Схема движения документов. • Назначение и подготовка документов различных систем документации:- организационные документы; – распорядительные документы как форма реализации управленческих решений (приказы, указания, распоряжения, протоколы); – деловая переписка как средство обеспечения внешнего взаимодействия; культура делового письма; оформление деловых писем и их разновидности; – документы внутренней переписки (служебные, докладные, объяснительные записки, заявки); – особенности оформления и организации работы с договорной документацией и иные виды ОРД.Практика составления организационных документов. 3. Организация эффективного документооборота • Способы и организация приема и отправки документов. Оптимальные маршруты движения документов в организации. Формы регистрации документов. Отличие регистрации от учета документов. • Организация работы с документами внутренней переписки. • Организация контроля исполнения документов и поручений. • Управление рисками как способ их минимизации и повышения эффективности в работе с документами. – Практика оформления журналов регистрации документов 4. Разработка локальных нормативных актов по документационному обеспечению управления • Общая характеристика документов. • Порядок разработки, утверждения и введения в действие. • Виды, общая характеристика, назначение документов. Значение раздела «Термины и определения». – Практика разработки локальных актов 5. Вопросы внедрения электронного документооборота в организации • Критерии готовности предприятия к внедрению СЭД. • Роль предпроектного обследования организации делопроизводства предприятия. • Проблемы этапов внедрения системы электронного документооборота. – Как выбрать СЭД. Примеры систем. Разбор систем электронного документооборота на примере программы Директум. 6. Основы кадрового делопроизводства • Классификация кадровых документов. Виды кадровых документов: штатное расписание, заявление, приказ, трудовой договор, должностная инструкция и т.д. • Поэтапные процедуры оформления приема и увольнения сотрудников. Типичные ошибки документирования процедур приема и увольнения. • Документирование предоставления отпусков работникам. График отпусков. • Трудовая книжка работника: учет, правила внесения записей. Обеспечение сохранности трудовых книжек. • Личная карточка работника: – обязательность заполнения – внесение записей в периоды работы. Учет и хранение личных карточек. – Практика заполнения кадровых документов 7. Систематизация документов и организация их хранения. Архив • Основные признаки формирования дел. • Требования к составлению номенклатуры дел, определение сроков хранения документов. • Включение электронных документов в номенклатуру дел. • Организация текущего хранения документов. • Подготовка и обработка дел к передаче на архивное хранение. – Практика разработки номенклатуры дел 8. Секретарь в структуре управления • Роль секретаря – помощника руководителя, как участника процесса документационного обеспечения управления предприятием. • Функции и должностные обязанности секретаря. • Деловые и личностные характеристики современного секретаря. • Имидж секретаря, соответствующий имиджу организации. • Техническое оснащение и организация рабочего места в приемной. • Рациональное планирование рабочего времени секретаря. • Совершенствование взаимодействия руководителя и секретаря за счет участия в планировании, рациональном распределении рабочего времени руководителя и расстановки приоритетов. 9. Подготовка и проведение коллегиальных мероприятий и переговоров • Организация переговоров и деловых приемов. Протокол деловых встреч и переговоров. Правила проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий. • Технология общения с иностранными партнерами: программа пребывания иностранной делегации. • Подготовка помещения для проведения переговоров, встреча в аэропорту, рассадка в автомобиле, размещение в гостинице. • Порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя. Приказ о служебной командировке, служебное задание, командировочное удостоверение. • Подготовка и порядок проведения коллегиальных мероприятий. Оперативные совещания. Документирование решений коллегиальных мероприятия. 10. Организация личных приемов руководителя • Правила организации приема посетителей. Порядок записи на прием. Подготовка к приему и его проведение. • Документирование результатов личного приема. • Правила сервировки чайного стола. • Стандарты и рекомендации по оборудованию офисных помещений. Основы эргономики офиса и флористики. 11. Деловое общение. Основы конфликтологии, стресс-менеджмента • Конфликтология. Управление организационным конфликтом. Виды, причины, стадии развития конфликта. Стили поведения в конфликте. Этапы разрешения и способы урегулирования конфликта. Методы профилактики конфликтов. • Стресс-менеджмент. Причины и симптомы стрессового напряжения. Способы сохранения и восстановления эмоционального равновесия и работоспособности. Антистресс-профилактика. • Условия переговорного процесса. Стратегии ведения переговоров. Анализ эффективности основных стратегий ведения переговоров. • Инструменты тайм - менеджмента • Подготовка и планирование переговоров. Анализ факторов ситуации и поведения участников. • Правила разработки сценария переговоров. Этапы переговорного процесса. • Эмоциональная составляющая в переговорах. • Конструктивное поведение. Противодействие неконструктивному поведению.